I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari, kata “administrasi” kerap
terdengar dan sudah tidak asing lagi di telinga. Namun demikian, rata-rata
masih banyak orang yang belum tahu arti sebenarnya dari administrasi itu
sendiri. Sebelum melangkah jauh membahas materi Administrasi Kelompok Wanita
Tani, terlebih dahulu kita bahas arti kata administrasi dan Kelompok Wanita
Tani.
Dalam dunia pendidikan, administrasi erat kaitannya dengan
manajemen, organisasi maupun kepemimpinan.
Uraian dari gambar tersebut, selanjutnya Waldo menerangkan
bahwa administrasi meliputi dua aspek, yaitu
:
a. Segi
Statis : berwujud wadah serta
struktur yang mengatur hubungan formal
antara personil dan
proses pencapaian tujuan bersama
b. Segi
Dinamis : berwujud keseluruhan
kegiatan (aktivitas) yang
dilakukan untuk mencapai
tujuan
tertentu
Sedangkan pendapat Sukanto dan Tampubolon mengemukakan bahwa
“administrasi merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang dilaksanakan sekelompok
orang dalam wadah organisasi untuk mencapai suatu tujuan”
Dari uraian tersebut, secara garis besar administrasi
meliputi :
- adanya
usaha bersama
- adanya
kelompok orang
- adanya
aktivitas
- adanya
tujuan
Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses
aktivitas daripada administrasi dan karena pimpinan dari organisasi adalah
sekaligus merupakan pimpinan manajemen, maka dia juga yang mempunyai wewenang
menggerakkan kemudi administrasinya.
Organisasi
Kelompok Wanita Tani adalah kumpulan ibu-ibu istri petani
atau para wanita yang mempunyai aktivitas dibidang pertanian yang tumbuh
berdasarkan keakraban, keserasian, serta kesamaan kepentingan dalam
memanfaatkan sumberdaya pertanian untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas
usahatani dan kesejahteraan anggotanya.
Lebih jauh Kelompok Wanita Tani juga dapat berperan sebagai
:
a. Kelas Belajar
Merupakan wadah bagi setiap anggotanya untuk berinteraksi
guna meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam berusahatani yang
lebih baik dan menguntungkan, serta berperilaku lebih mandiri untuk mencapai
kehidupan yang lebih sejahtera
b. Unit Produksi Usahatani
Merupakan
satu kesatuan unit usahatani, untuk mewujudkan kerjasama dalam mencapai skala
usaha ekonomi yang lebih menguntungkan
c. Wahana Kerjasama
Merupakan tempat untuk memperkuat kerjasama diantara sesama
Anggota dalam Kelompok Wanita Tani dan antara Kelompok Wanita Tani dengan
Kelompok Wanita Tani lain maupun dengan pihak-pihak lainnya dalam rangka untuk
menghadapi berbagai ancaman, tantangan dan hambatan serta gangguan.
1.2 Tujuan
Tujuan disusunnya materi yang berjudul Administrasi Kelompok
Wanita Tani ini adalah dalam rangka pelaksanaan pembinaan Kelompok Wanita Tani
di Wilayah BPP Kaliasin
II. ADMINISTRASI KELOMPOK WANITA TANI
2.1 Pengertian Administrasi Kelompok Wanita Tani
Administrasi Kelompok Wanita Tani adalah seperangkat catatan
atau dokumen yang menyangkut semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok
tersebut.
Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar
diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang
berkaitan dengan kelompok itu, seperti : usaha, permodalan, jaringan kerjasama
dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok,
yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keuangan.
2.1.1
Administrasi Kegiatan
Administrasi Kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan
oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan.
Beberapa perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain :
1). Buku Induk
Anggota
2). Buku
Kegiatan Kelompok
3). Buku Tamu
4). Buku
Notulen Rapat
5). Buku
Produktivitas dan Hasil Produksi
6). Buku Agenda
Surat Masuk dan Surat Keluar
7). Buku
Ekspedisi
8). Buku Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota
9). Buku Luas
Lahan Garapan
10). Buku
Pengurus
11). Buku Daftar
Hadir
2.1.2
Administrasi Keuangan
Administrasi Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan
oleh kelompok berkaitan dengan keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi
kegiatan kelompok. Beberapa perangkat administrasi keuangan yang diperlukan
kelompok antara lain :
1). Buku Kas
2). Buku Iuran
Anggota
3). Buku
Tabungan Anggota
4). Buku
Inventaris
5). Buku
Penjualan
6). Buku
Pembelian
2.2 Perangkat
Kelengkapan Administrasi Lainnya
Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus
dimiliki Kelompok Wanita Tani, Kelompok Wanita Tani yang kuat dan sudah maju
diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni
berupa :
1). Sekretariat
Kelompok Wanita Tani
2). Papan Nama
(Plank) Kelompok Wanita Tani
3). Stempel Kelompok Wanita Tani
4). Arsip Surat
Masuk dan Surat Keluar
5). Arsip
Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Wanita Tani
6). Arsip
Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Wanita Tani
7). Arsip Dokumen
Berita Acara Benah Kelompok Wanita Tani
8). Rencana
Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
9). Rencana
Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
10). Rencana
Usaha Anggota (RUA)
11). Arsip
Dokumen Biodata Anggota Kelompok Wanita Tani
12). Dokumen
berupa papan data (Monografi) Kelompok
Wanita Tani
13). Peta Wilayah
Kelompok Wanita Tani
III. JENIS-JENIS ADMINISTRASI
KELOMPOK
WANITA TANI
3.1 Administrasi Kegiatan Kelompok Wanita Tani
1). Buku Induk
Anggota
Buku induk anggota adalah dokumen tertulis yang berisi
tentang biodata setiap ibu-ibu tani maupun wanita tani yang menjadi anggota
kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota,
jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan
data anggota kelompok.
Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai dengan
urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok.
2). Buku Tamu
Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan
tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian
maupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang
bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak luar kelompok yang dating
untuk suatu keperluan.
Didalamnya
selain berisikan waktu dan nama serta instansi, juga memuat maksud/ tujuan dan
kesan/ saran. Maksud/ tujuan adalah untuk apa seseorang tersebut datang kepada
kelompok, ini bermanfaat untuk melihat seberapa jauh kelompok memperoleh
pembinaan dari pihak luar yang relevan. Sedangkan kesan/ saran adalah apa yang
menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam kelompok yang dikunjungi,
kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negatif. Kolom saran juga baik kalau
diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang yang berkunjung terhadap
kelompok, karena usulan yang bersifat konkrit dan jelas, penting bagi kelompok
untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam pertemuan pengurus/
anggota.
3). Buku Notulen
Rapat
Buku
notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam
setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.
Catatan pertemuan ini
penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah
dibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat
pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan
serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.
Bagi pihak
luar, catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah
dibicarakan di dalam kelompok sehingga dapat membantu pihak luar dalam
memberikan bimbingan selanjutnya.
Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun kesimpulan yang
menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua kalimat/ perkataan yang
disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil pertemuan.
4). Buku Kegiatan Kelompok
Buku
kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan
yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan
pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok, dan
sebagainya.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat
kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.
5). Buku
Produktivitas dan Hasil Produksi
Buku produktivitas dan hasil produksi adalah dokumen
tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat produktivitas panenan dan
produksi usahatani seluruh komoditi yang diusahakan para petani yang
dilaksanakan di wilayah kelompok tersebut, misalnya produktivitas dan produksi
usahatani padi sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali
pengalaman-pengalaman tentang grafik fluktuasi tingkat produktivitas dan
produksi berbagai komoditi dari musim ke musim.
6). Buku Agenda
Surat Masuk dan Surat Keluar
Buku agenda surat masuk dan surat keluar adalah dokumen tertulis yang berisi catatan
tentang surat-surat yang dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar
serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah
dikirim ke kelompok.
7). Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah dokumen tertulis yang memuat tentang
bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun dokumen/ barang lainnya yang
dikirim kepada para anggota maupun kepada pihak-pihak luar.
8). Buku
Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota
Buku kepemilikan sarana/ prasarana anggota adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang jenis-jenis sarana dan prasarana pertanian seperti
alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki anggota kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang
memiliki alat-alat dan mesin pertanian sehingga dapat direkapitulasi jumlah
saana dan prasarana pertanian di kelompok tersebut.
9). Buku Luas Lahan
Garapan
Buku luas lahan garapan dan usahatani anggota adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang luasan areal lahan garapan anggota kelompok berupa
lahan darat pekarangan, tegalan, kebun serta jenis-jenis usahatani yang
dijalankan para anggota .
Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal garapan dan
jenis usahatani anggota sehingga kelompok dapat mengklasifikasi anggotanya
berdasarkan jenis usahatani para anggota.
10). Buku Pengurus
Buku pengurus adalah dokumen tertulis yang berisi tentang
biodata setiap petani yang menjadi pengurus kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama pengurus di
setiap periode kepengurusan yang disepakati.
11). Buku Daftar Hadir
Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis yang berisi
kehadiran setiap ibu-ibu tani maupun wanita tani yang menjadi anggota kelompok
dalam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang
menghadiri berbagai kegiatan kelompok.
3.2 Administrasi
Keuangan
1). Buku Kas
Buku kas adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang
segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang menyangkut keluar masuknya
keuangan kelompok.
Biasanya format buku berisikan tentang tanggal dan bulan
pelaksanaan, nomor bukti kas, uraian penerimaan maupun pengeluaran uang dan
saldo kas.
2). Buku Iuran
Anggota
Buku iuran anggota adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang masuknya iuran dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas
kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah
anggota kelompok. Iuran anggota adalah penting artinya bagi kelangsungan
organisasi Kelompok Wanita Tani karena dapat digunakan untuk membiayai semua
kegiatan kelompok.
3). Buku Tabungan
Anggota
Buku tabungan anggota adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang masuknya tabungan dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas
kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah
serta kesanggupan anggota kelompok untuk menyisihkan sebagian hasil
usahataninya sebagai tabungan anggota yang sewaktu-waktu dapat diambil kembali.
Tabungan anggota dapat berupa tabungan lebaran atau yang diperuntukan bagi
keperluan anak sekolah.
4). Buku Inventaris
Buku inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi tentang
jenis barang, sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin
pertanian yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang
dilakukan oleh Kelompok Wanita Tani maupun dari bantuan pemerintah.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui alat-alat dan mesin
pertanian yang dimiliki oleh Kelompok Wanita Tani.
5). Buku Penjualan
Buku penjualan adalah
dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi
usahatani yang dihasilkan Kelompok Wanita Tani yang dilaksanakan oleh anggota
kelompok.
Buku penjualan akan bermanfaat untuk mengetahui perkembangan
penjualan hasil produksi usahatani, termasuk perkembangan harga jual tiap-tiap
komoditi usahatani yang dijual.
6). Buku Pembelian
Buku pembelin adalah
dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan pengeluaran uang yang
dipergunakan untuk membeli barang berupa alat dan mesin pertanian serta bahan
baku usahatani berupa sarana prduksi pertanian seperti pupuk, pestisida dsb.
IV. PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Sebuah organisasi Kelompok Wanita Tani yang kuat dan maju
sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok yang baik dan benar untuk
menunjang semua aktivitas yang dilakukan kelompok tersebut. Perangkat kelengkapan
administrasi Kelompok Wanita Tani yang semestinya dibuat, digunakan dan
dimiliki Kelompok Wanita Tani diantaranya adalah :
4.1.1
Administrasi Kegiatan
1). Buku Induk
Anggota
2). Buku
Kegiatan Kelompok
3). Buku Tamu
4). Buku
Notulen Rapat
5). Buku
Produktivitas dan Hasil Produksi
6). Buku Agenda
Surat Masuk dan Surat Keluar
7). Buku
Ekspedisi
8). Buku
Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota
9). Buku Luas
Lahan Garapan
10). Buku Pengurus
11). Buku Daftar
Hadir
4.1.2
Administrasi Keuangan
1). Buku Kas
2). Buku Iuran
Anggota
3). Buku
Tabungan Anggota
4). Buku
Inventaris
5). Buku
Penjualan
6). Buku
Pembelian
4.1.3
Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya
1). Sekretariat
Kelompok Wanita Tani
2). Papan Nama
(Plank) Kelompok Wanita Tani
3). Stempel
Kelompok Wanita Tani
4). Arsip Surat
Masuk dan Surat Keluar
5). Arsip
Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Wanita Tani
6). Arsip
Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
7). Arsip
Dokumen Berita Acara Benah Kelompok Wanita Tani
8). Rencana
Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
9). Rencana
Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
10). Rencana
Usaha Anggota (RUA)
11). Arsip
Dokumen Biodata Anggota Kelompok Wanita Tani
12). Dokumen
berupa papan data (Monografi) Kelompok Wanita Tani
13). Peta Wilayah
Kelompok Wanita Tani
4.2 Saran-saran
Karena dalam melaksanakan administrasi memerlukan biaya,
keterampilan maupun kemauan pengurus Kelompok Wanita Tani, ada beberapa saran
sebagai beriktut :
1). Secara
periodik perlu dilaksanakan kegiatan berupa kursus kilat administrasi Kelompok
Wanita Tani bagi pengurus Kelompok Wanita Tani
2).
Memanfaatkan potensi dan sumberdaya yang ada di lingkungan Kelompok
Wanita Tani
3). Bimbingan
para Penyuluh Pertanian kepada Kelompok Wanita Tani secara berkala
4). Perlombaan
administrasi kelompok perlu dilaksanakan untuk memacu pelaksanaan
administrasi Kelompok Wanita Tani
2 comments
izin bungkus pak buat tugas PKL 1 saya hehehee
pak matriman BEKEN hehehehee
Wokeeeehhhhhhhhhh...........delapan anam
Post a Comment